Ondernemers, die in een ander EU-land btw hebben betaald, kunnen deze btw terugvragen wanneer zij in dat land geen aangifte doen. Een verzoek om teruggaaf wordt gedaan bij de Nederlandse Belastingdienst. Verzoeken om teruggaaf kunnen na afloop van een kalenderjaar of in de loop van een kalenderjaar worden gedaan. Voor een verzoek om teruggaaf geldt een drempelbedrag. Voor een verzoek na afloop van een kalenderjaar bedraagt het btw-bedrag minimaal € 50. Voor een verzoek dat in de loop van het kalenderjaar wordt gedaan geldt een hogere drempel van € 400. Overigens kunnen in dat geval ook lagere bedragen kunnen worden teruggevraagd, maar het EU-land bepaalt of het uw verzoek dan in behandeling neemt.

Een verzoek moet vóór 1 oktober van het jaar dat volgt op het jaar waarover u btw terugvraagt zijn ontvangen. Verzoeken die later binnenkomen worden mogelijk niet meer in behandeling genomen. Verzoeken om teruggaaf over 2015 moeten dus vóór 1 oktober 2016 zijn ingediend. Dat kan via de website van de Belastingdienst. Houd er rekening mee dat voor een verzoek om teruggaaf inloggegevens nodig zijn. Wanneer het een eerste verzoek om teruggaaf van btw uit een ander EU-land betreft, moeten inloggegevens worden aangevraagd. Volgens de Belastingdienst kan het tot vier weken duren voordat de inloggegevens worden verstuurd.

Voorwaarden verzoek teruggaaf
Een ondernemer kan btw terugvragen uit een EU-land als hij aan een aantal voorwaarden voldoet:

• De onderneming is in Nederland gevestigd.
• De onderneming doet in het EU-land waar de btw wordt teruggevraagd, geen aangifte voor de btw. Doet de onderneming wel aangifte, dan kan de btw als voorbelasting in aftrek worden gebracht.
• De btw heeft betrekking op goederen en diensten die voor met btw belaste bedrijfsactiviteiten worden belast.

Verzoek om teruggaaf niet mogelijk
Een verzoek om teruggaaf van btw uit een ander EU-land is niet mogelijk in de volgende gevallen:

• Er is geen sprake van ondernemerschap voor de btw.
• De onderneming verricht uitsluitend vrijgestelde prestaties.
• De ondernemer heeft een ontheffing van administratieve verplichtingen.
• De ondernemer valt onder de landbouwregeling en voldoet niet aan de voorwaarden voor de teruggaafregeling van agrarische goederen.

Behandeling verzoek
De Belastingdienst van het EU-land waar de btw wordt teruggevraagd reageert binnen vier maanden bij beschikking op het verzoek om teruggaaf. Een verzoek wordt afgekeurd of geheel of gedeeltelijk goedgekeurd. Als het verzoek wordt goedgekeurd, volgt de betaling uiterlijk binnen tien werkdagen na afloop van de termijn van vier maanden.

Bijlagen bij verzoek
Afhankelijk van het EU-land waar btw wordt teruggevraagd moeten mogelijk facturen of invoerdocumenten worden meegestuurd. Op de website van de Belastingdienst is te vinden welke vereisten gelden per EU-land. Omvat een verzoek om teruggaaf een creditfactuur, dan moeten er mintekens voor het factuurbedrag en het btw-bedrag worden geplaatst zonder spatie tussen het minteken en het bedrag. Een creditfactuur die betrekking heeft op een factuur die in een eerder verzoek om teruggaaf is meegenomen moet aan het eerstvolgende verzoek om teruggaaf worden toegevoegd.